OneNote : un outil sous-estimé en entreprise

OneNote est l’application de prise de notes de Microsoft. Contrairement à un simple bloc-notes, OneNote fonctionne comme un cahier numérique organisé en sections et pages, où l’on peut écrire, coller des images, intégrer des fichiers, annoter à la main ou enregistrer de l’audio.  

Une organisation centralisée en cahier 

L’un des atouts majeurs de OneNote réside dans sa structure :  

• carnets 

• sections 

• pages 

Assez intuitive, elle permet de centraliser différents types d’informations sur un même projet au même endroit.  

Onenote : outil discret et sous estimé dans Microsoft 365 

OneNote est inclus dans la suite Microsoft 365, mais il n’est pas aussi mis en avant que Teams, Outlook ou Word. Beaucoup d’entreprises l’installent par défaut sans l’exploiter vraiment, faute de communication ou de formation. Contrairement à Teams en effet qui s’impose vite pour la communication, OneNote demande une certaine pédagogie d’adoption pour apprendre à l’utiliser comme un cahier collaboratif : apprendre à créer des carnets partagés, à structurer les sections, intégrer les documents. 

Un outil collaboratif grâce au cloud 

OneNote devient collaboratif lorsqu’il est synchronisé via OneDrive ou SharePoint. Les équipes peuvent travailler sur un même cahier partagé en temps réel, ajouter des commentaires, ou encore suivre les modifications grâce à l’historique des versions. Pour une PME ou une grande entreprise, il permet de fluidifier la transmission d’informations et d’éviter les doublons. 

Intégration avec Microsoft Teams 

OneNote s’intègre parfaitement à Teams : un onglet OneNote peut être ajouté à un canal, permettant ainsi à une équipe projet de retrouver directement notes, comptes rendus et documents sans quitter la plateforme de messagerie. Résultat : moins d’emails dispersés, plus de centralisation et une meilleure continuité dans le suivi des projets. 

Une synergie avec SharePoint 

Les cahiers OneNote peuvent être intégrés aux espaces SharePoint, offrant ainsi une sorte de “wiki” où les collaborateurs notent procédures, idées et retours terrain pour une gestion documentaire simple et dynamique. 

L’apport de l’IA avec Microsoft Copilot 

Avec Copilot, l’assistant IA intégré à Microsoft 365, OneNote a pris une nouvelle dimension. Copilot peut résumer automatiquement de longues notes, proposer une structuration par thèmes, générer des listes d’actions à partir de comptes rendus ou même reformuler des passages : un gain de temps considérable dans la préparation de synthèses, la gestion de réunions et la priorisation des tâches. 

Imaginons une équipe projet en réunion hebdomadaire. L’un des participants prend des notes dans OneNote : échanges, décisions, actions à mener. En quelques clics, Copilot analyse automatiquement ces notes et propose un résumé, classé par thématiques. Il génère ensuite une liste de tâches actionnables : « Marie doit envoyer le brief client avant vendredi », « Paul met à jour le planning sur SharePoint ». Ces éléments peuvent être directement partagés dans Teams ou intégrés au plan de projet hébergé sur SharePoint. Résultat : les collaborateurs sortent de la réunion avec un compte rendu structuré, exploitable immédiatement, sans perte d’information ni surcharge administrative. 

Sécurité et confidentialité dans OneNote 

OneNote bénéficie de l’infrastructure sécurisée de Microsoft 365 : les carnets sont chiffrés en transit et au repos, stockés sur OneDrive ou SharePoint selon leur usage, et soumis aux mêmes mécanismes de gouvernance qu’Outlook ou Teams. Le système garantit une traçabilité, un contrôle des accès et une conformité aux standards internationaux (ISO 27001, SOC 2, RGPD). Pour l’entreprise, il s’agit donc d’un environnement fiable, à condition que l’administrateur configure correctement les droits de partage et les restrictions externes. 

Du point de vue d’un employé, la confidentialité des notes se gère aussi au quotidien, en créant des carnets séparés pour les usages personnels et professionnels, en vérifiant régulièrement les options de partage, et en privilégiant la synchronisation via OneDrive professionnel plutôt que personnel. Autres réflexes essentiels pour éviter toute fuite accidentelle d’informations sensibles :  

• activer l’authentification multifacteur (MFA) ; 

• verrouiller automatiquement son poste  

OneNote est un outil de productivité collaboratif, parfaitement intégré à l’écosystème Microsoft 365. Relié à SharePoint, enrichi par Copilot et exploité dans Teams, il permet de fluidifier la communication et de structurer efficacement les informations. Souvent négligé au profit d’outils plus visibles, OneNote mérite pourtant, notamment pour sa structure et sa sécurité, une place centrale dans la boîte à outils numérique des entreprises.