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Utiliser Copilot Studio comme assistant d’onboarding intégré à Microsoft Teams

L’accueil d’un nouveau collaborateur constitue une étape importante dans la vie d’une entreprise, même de petite taille. Il implique cependant un enchaînement de tâches à la fois chronophages et répétitives : partager des documents, expliquer les démarches internes, répondre aux questions… Et l’intégration de la nouvelle recrue peut-être freinée par le manque de disponibilité de ses nouveaux collègues. Copilot Studio, outil proposé par Microsoft, permet de créer un assistant conversationnel capable de guider les nouveaux arrivants de manière autonome, directement depuis Microsoft Teams. Un gain de temps et de simplicité précieux pour tout le monde.

Copilot Studio : un assistant virtuel personnalisable pour l’onboarding

Copilot Studio permet de concevoir des assistants conversationnels automatisés. Ils peuvent répondre à des questions fréquentes, orienter les collaborateurs vers les bons outils ou contacts, et proposer un accompagnement structuré tout au long de leurs premiers jours dans l’entreprise. L’outil est basé sur une interface graphique simple, avec des blocs de dialogue que l’on peut configurer pour les adapter aux besoins de l’entreprise. Ils peuvent ainsi être utilisé pour :

diffuser automatiquement les documents d’accueil : charte informatique, livret d’entreprise, planning de formation ;
expliquer les démarches administratives : déclaration de frais, pose de congés, accès à la paie ;
répondre aux questions courantes : “Comment se connecter à l’intranet ?”, “Qui contacter pour le matériel ?”) ;
proposer un parcours de prise en main par étapes.

Une intégration fluide dans Microsoft 365

L’un des atouts de Copilot Studio est son intégration native à l’écosystème Microsoft 365, notamment à Microsoft Teams. Une fois l’assistant conversationnel configuré, il peut être déployé dans Teams comme une application ou un bot, accessible directement depuis les canaux existants. Cette intégration présente plusieurs avantages pour les petites structures :

Déploiement simplifié : l’ajout de l’assistant repose sur des mécanismes standard, sans configuration technique lourde.
Expérience utilisateur unifiée : les collaborateurs peuvent poser leurs questions ou accéder aux ressources utiles depuis l’outil qu’ils utilisent déjà au quotidien, sans devoir apprendre une nouvelle interface.

Copilot Studio peut également interagir avec d’autres services Microsoft tels que SharePoint, Outlook ou OneDrive, ce qui permet à l’assistant d’aller chercher des informations dans les ressources internes existantes.

Copilot Studio comme outil de diffusion des bonnes pratiques informatiques

Copilot Studio peut tout à fait contribuer au partage des bonnes pratiques de sécurité informatique, en particulier dans les TPE/PME, où la sensibilisation et la répétition sont des leviers essentiels.

Dans un contexte d’aide à l’onboarding par exemple, les nouveaux employés peuvent dès leur premier jour interagir avec un agent Copilot qui les guide sur les règles de cybersécurité en vigueur dans l’entreprise. Ainsi tout le monde reçoit les mêmes informations, sans dépendre de la mémoire d’un collègue ou de l’envoi d’un email.

Diffuser des messages de sensibilisation directement dans Teams

Vous pouvez configurer un agent Copilot dans Microsoft Teams qui :

répond aux questions fréquentes de sécurité informatique : « Puis-je utiliser une clé USB personnelle sur mon poste ? », « Comment reconnaître un e-mail de phishing ? »
envoie automatiquement des rappels ou conseils réguliers, comme : « Pensez à verrouiller votre session lorsque vous quittez votre poste. »
propose des quizz interactifs pour renforcer l’apprentissage.

Centraliser les bonnes pratiques dans un assistant consultable à tout moment

Un agent Copilot peut servir de point d’entrée unique pour les employés et d’outil de sensibilisation :

« Quels mots de passe sont autorisés dans l’entreprise ? »
« Puis-je accéder à mon webmail depuis un ordinateur personnel ? »
« Que faire en cas de perte de mon badge ou de vol de mon ordinateur ? »

L’agent peut rediriger vers des documents internes SharePoint ou OneDrive ou afficher les consignes directement dans la conversation.

Copilot Studio est-il inclus dans Microsoft 365 ?

Copilot Studio n’est pas inclus dans tous les abonnements Microsoft 365. Son utilisation nécessite une licence spécifique. Toutefois, des versions d’évaluation sont proposées par Microsoft et il est possible de l’activer pour des cas d’usage ciblés (comme l’onboarding) afin d’évaluer sa pertinence avant d’envisager un déploiement plus large,
Pour les entreprises déjà clientes de Microsoft 365, l’ajout de Copilot Studio peut être envisagé sans remettre en cause l’infrastructure existante.

Mettre en place un assistant d’onboarding avec Copilot Studio permet aux petites entreprises de standardiser et fluidifier l’intégration des nouveaux collaborateurs, tout en optimisant le temps des équipes en place. L’outil offre une solution souple, personnalisable, et compatible avec l’environnement Microsoft utilisé au quotidien : Teams, Outlook, SharePoint.