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Pourquoi et comment créer un site SharePoint dans Microsoft 365 ?
Dès lors qu’un projet implique plusieurs acteurs, il devient nécessaire de disposer d’un espace commun pour partager et organiser des informations de façon pratique et sécurisée. SharePoint, la plateforme collaborative de Microsoft 365, s’impose comme une solution clé dans ce contexte. Elle répond à un double besoin : centraliser l’information et faciliter la collaboration, aussi bien en interne qu’avec des partenaires externes.
Sharepoint, qu’est-ce que c’est ?
SharePoint, intégré à Microsoft 365, est une plateforme de collaboration et de gestion documentaire qui s’adapte aussi bien à une petite équipe qu’à l’ensemble d’une grande organisation. On peut y centraliser et partager tous types de contenus utiles au quotidien : documents bureautiques (Word, Excel, PowerPoint),
- fichiers PDF
- images
- vidéos
- formulaires
- documents de suivi de projet
- calendriers éditoriaux
- pages d’actualités internes…
L’objectif est de rassembler les ressources dans un espace unique, accessible en ligne, sécurisé et facilement retrouvable par les personnes autorisées.
Quels types d’espace peut-on créer avec Sharepoint ?
Sharepoint est utilisé pour créer trois types de sites :
- Site d’équipe : espace collaboratif avec documents, listes de tâches, calendrier et outils de travail collectif.
- Site de communication : destiné à partager des informations à un grand nombre de personnes, par exemple à toute l’entreprise.
- Sites spécialisés : projet, communauté, centre de documents, intranet global… chaque organisation peut adapter SharePoint à ses besoins.
Comment créer un site SharePoint en pratique ?
L’un des grands avantages de SharePoint : sa simplicité de prise en main et d’utilisation au quotidien. Pour créer un site :
- Connectez-vous à Microsoft 365 et ouvrez SharePoint.
- Cliquez sur + Créer un site.
- Sélectionnez le type de site (équipe ou communication).
- Renseignez le nom, la description, l’adresse et la langue par défaut.
- Définissez les membres, propriétaires et options de confidentialité.
- Personnalisez la navigation, l’apparence et ajoutez vos bibliothèques de documents, pages ou composants.
En quelques minutes, le site est opérationnel et prêt à être enrichi.
Les avantages de SharePoint
SharePoint présente plusieurs avantages pour le travail en équipe.
- Centralisation des informations : fini les fichiers dispersés dans les mails ou sur des disques durs. SharePoint devient l’espace unique pour stocker, organiser et retrouver rapidement documents, actualités et ressources.
- Collaboration en temps réel : grâce à l’intégration avec Microsoft 365, plusieurs personnes peuvent co-éditer un document simultanément, suivre les versions et partager des informations de façon fluide.
- Communication interne efficace : l’entreprise peut diffuser actualités, annonces RH, événements ou indicateurs clés à un large public.
- Sécurité et gouvernance : SharePoint bénéficie de la sécurité de Microsoft 365 : toutes les données sont chiffrées, que ce soit lors du stockage ou lors des échanges. Les accès sont strictement contrôlés grâce à une gestion fine des permissions et à l’authentification multifacteur (MFA), qui ajoute une protection supplémentaire contre le vol de mots de passe. Les administrateurs peuvent aussi définir des règles pour empêcher le partage de données sensibles et tracer toutes les actions réalisées. Enfin, même en cas de collaboration avec des partenaires externes, les accès peuvent être limités et révoqués à tout moment.
- Évolutivité : il est possible de démarrer avec un simple site d’équipe pour un projet, puis d’élargir progressivement vers un intranet complet pour l’ensemble de l’entreprise.
Un outil de collaboration sûr
Un des points forts de SharePoint est cette possibilité de travailler avec des collaborateurs externes (freelances, clients, partenaires) sans compromettre la sécurité informatique de l’organisation et la confidentialité des documents.
Les administrateurs peuvent définir des droits précis : consultation seule, modification limitée, ou accès complet.
Chaque utilisateur externe est authentifié via un compte Microsoft ou un lien sécurisé.
Les fichiers sensibles restent protégés grâce au chiffrement et aux politiques de conformité intégrées.
Ainsi, Microsoft SharePoint combine ouverture vers l’extérieur et protection des données, ce qui en fait une solution bien plus sûre que l’envoi classique de fichiers par e-mail.
Bonnes pratiques pour réussir son site SharePoint
- Définir un objectif clair : collaboration, communication, gestion documentaire.
- Organiser l’information avant d’ajouter des pages et bibliothèques.
Commencer simplement, puis enrichir au fil des besoins.
- Former les utilisateurs pour assurer l’adoption.
Qu’il s’agisse d’un projet précis, d’une communication à grande échelle ou d’un intranet complet, Microsoft SharePoint offre la flexibilité et la robustesse nécessaires pour renforcer et simplifier la collaboration. Avec ses outils de coédition, ses bibliothèques intelligentes et sa gestion avancée des permissions, il constitue un levier stratégique pour améliorer la productivité, sécuriser les échanges et intégrer les partenaires externes en toute confiance.
